„You’ve got mail“ - Wie organisierst Du Dein E-Mail-Postfach einfach und effektiv?

Email Postfach organisieren

Ein aufgeräumtes und übersichtliches Postfach

So behälst Du den Überblick in Deinem Postfach - unsere sieben besten Tipps für die Organisation Deines Postfachs:

1. Bearbeitungszeiten einrichten: Richte Dir feste Zeiten zum Bearbeiten von E-Mails ein.

2. Benachrichtigungsfunktion abstellen: Um ungestört arbeiten zu können, kannst Du die Benachrichtigungsfunktion beim Eingang einer neuen E-Mail abstellen.

3. Uninteressante E-Mails sofort löschen: Um die Flut an täglichen E-Mails zu bändigen, kannst Du irrelevante E-Mails direkt in den Papierkorb verschieben.

4. Ablageordner einrichten: Erstelle Ordner für die verschiedenen Themen und sortiere die E-Mails dort ein, so behälst Du immer den Überblick.

5. E-Mails kategorisieren: Manche E-Mail-Programme erlauben eine Kategorisierung Deiner E-Mails. Nützliche Kategorien sind: „To-Do“, „Warte auf Antwort“ oder „Beantworten“

6. 1-Klick-Regel: Du solltest bereits nach dem ersten Klick auf die E-Mail entscheiden, was damit passiert und sie löschen, im entsprechenden Ordner ablegen oder kategorisieren.

7. Filter einrichten: Die meisten E-Mail-Programme können E-Mails mit bestimmten Keywords im Betreff oder von bestimmten Absendern automatisch in von Dir festgelegten Ordnern ablegen. So wird Dein Postfach schon bei Eingang der E-Mail sortiert.

Die professionelle Signatur

Signaturen sind nicht nur im geschäftlichen E-Mail-Verkehr besonders wichtig, sondern auch privat ein gutes Tool, um auf weitere Kontaktkanäle aufmerksam zu machen.

Private Signaturen

Private Signaturen enthalten keine Pflichtangaben und können frei gestaltet werden. Du kannst neben Deinem Vor- und Nachnamen und Deiner Adresse die Festnetz- oder Mobilfunknummern und E-Mail-Adresse angeben. Falls Du eine eigene Webseite habt, ergänze den Link und wo Du in sozialen Netzwerken erreichbar bist, wie LinkedIn, Xing oder Instagram.

Geschäftliche Signaturen

Bei geschäftlichen E-Mails sieht die Gestaltung der Signatur etwas anders aus. Hier gibt es einige Angaben, die Du in jedem Fall machen musst:

Name des Unternehmens und die Rechtsform
Anschrift der Firma
Registergericht und Handelsregisternummer
Name der Geschäftsführung

Zur Orientierung für externe Ansprechpartner solltest Du neben Deinem Namen Deine Funktion im Unternehmen und die Durchwahl angeben:

Katja Schmidt

Marketing Managerin

Reinigungsservice Otto GmbH & Co KG.

Kanzlerstraße 12

10825 Berlin

Telefon: 010 12345678 – 90

E-Mail: katja.schmidt@reinigungsservice-otto.berlin

www.reinigungsservice-otto.berlin

Registergericht: Amtsgericht Charlottenburg, Handelsregisternummer: 123456, Geschäftsführer: Thorsten Otto

Die perfekte Abwesenheitsnotiz

Du bist beruflich unterwegs, hast Urlaub oder möchtest einfach nicht erreichbar sein? Unsere sechs Tipps, was in eine Abwesenheitsnotiz gehört, helfen Dir dabei:

1. Betreff: Nutze den Betreff, um über Deine Abwesenheit zu informieren, die Details folgen in der Nachricht.

2. Bedanken: Ein kurzer Dank für die Nachricht und Gruß gehört in jede Abwesenheitsnotiz.

3. Zeitraum: Nenne den Zeitraum Deiner Abwesenheit.

4. E-Mail-Bearbeitung: Was passiert mit E-Mails während Deiner Abwesenheit, werden sie verzögert bearbeitet, weitergeleitet oder erst nach Deiner Rückkehr bearbeitet?

5. Dringendes: Bist Du bei dringenden Anliegen telefonisch erreichbar, oder vertritt Dich ein Teammitglied?

6. Internationalität: Wenn Du internationale Kunden hast, sollte die Abwesenheitsnotiz ebenfalls in der entsprechenden Sprache Deiner Kunden formuliert sein.