Ohne E‑Mail ist das Leben kaum noch vorstellbar. Allerdings lauern hier einige Fettnäpfchen. Wir verraten, wie Sie peinliche Momente vermeiden.
1) Peinliche E‑Mail-Adresse nutzen
Hand aufs Herz: Würden Sie jemanden einstellen, der sich mit häschen1990@gmx.de oder suffkopp@t‑online.de bewirbt? Per E‑Mail können Sie sich nicht nur mit Freunden und Familie austauschen, sondern auch im formellen Rahmen Kontakte knüpfen. Ein Bezug zur letzten Sause mit den Kumpels oder der Kosename aus der Kindheit wirken da allerdings unprofessionell. Beim Bewerbungsverfahren etwa ist die E‑Mail-Adresse der erste Eindruck, den das potentielle neue Teammitglied beim künftigen Arbeitgeber hinterlässt. Punkten kann da nur, wer seriös auftritt.
Unser Tipp: Verwenden Sie am besten Ihren Vor- und Nachnamen als E‑Mail-Adresse. Menschen wollen immer wissen, wer dahintersteckt. Bei sehr langen Namen können Sie Ihren Vornamen auf den ersten Buchstaben beschränken. Bonuspunkte sammeln Sie, wenn Sie Ihre eigene Domain nutzen: Eine persönliche Adresse weckt mehr Aufmerksamkeit als eine Gratis-Adresse von der Stange. Außerdem entfallen umständliche Buchstabenorgien wie maria-meier091960@web.de.
Eine Variante, die im Kopf bleibt, ist maria@meier.berlin. Unter www.mail.berlin können Sie Ihre professionelle und individuelle E‑Mail-Adresse erstellen und gleichzeitig Herz für die Hauptstadt zeigen.
2) Vorschnell auf „Senden“ drücken
Auch wenn die E‑Mail eine Art Blitz-Brief ist – Ihr Finger sollte nicht zu locker auf der Maustaste liegen. Sonst kann es passieren, dass die Nachricht, in der Sie über die ungeliebte Tante lästern, versehentlich bei dieser selbst landet. Auch wird sich ein Empfänger kaum darüber freuen, wenn er die gleiche E‑Mail fünffach bekommt, weil Sie jedes Mal den Anhang vergessen, oder Sie statt der Projektkalkulation ein Foto aus Ihrem Urlaub im Nudisten-Camp versenden. Einen genauso schlechten Eindruck hinterlassen Tippfehler – und gerade heute, wo E‑Mails schnell mal auf dem Smartphone verfasst werden, schleichen sie sich noch mehr ein als sowieso schon. Wer mit einem „Gruten Tag“ beginnt und einem „Viele Güße“ endet, erntet kaum Beifall. Schließlich vermitteln Sie so, dass Ihnen der Adressat ein paar Sekunden gegenlesen nicht wert ist.
Unser Tipp: Dass Sie Ihre Tante insgeheim gar nicht mögen, muss sie ja nicht erfahren. Deshalb – und auch wenn es in der Hektik des Alltags schwerfällt: Nehmen Sie sich für Ihre E‑Mails Zeit. Überprüfen Sie, ob Ihre Nachricht beim richtigen Empfänger landet und alle Anhänge dabei sind. Nehmen Sie sich auch Zeit für einen Korrekturgang. So vermeiden Sie Tippfehler und Grammatikschnitzer.
3) Den falschen Ton wählen
Sie teilen der Geschäftspartnerin mit, dass Sie das geplante Treffen verschieben müssen – und beenden jeden Ihrer Sätze mit einem Emoji. Das kann gut ankommen, muss es aber nicht. Auf der einen Seite helfen Emojis, die nonverbalen Signale zu kompensieren, die bei der elektronischen Post wegfallen. Auf der anderen Seite können sie zu Missverständnissen führen, wenn das Gegenüber sie nicht entschlüsseln kann. Außerdem könnte Ihre Geschäftspartnerin diese Art der Kommunikation als zu intim empfinden. Unangemessen wirken kann aber auch ein zu formeller Tonfall. Wenn Sie Ihre Geschäftspartnerin immer noch mit „Sehr geehrte…“ anreden, obwohl Sie sich seit Jahren kennen, erwecken Sie leicht den Eindruck, als würden Sie zum Lachen in den Keller gehen.
Unser Tipp: Überlegen Sie sich bei jedem Empfänger genau, in welcher Beziehung Sie zu diesem stehen – und wie Sie umgekehrt von ihm angeschrieben werden möchten. Das macht es leichter, den passenden Ton zu finden. Sind Sie unsicher, ob Emojis & Co angebracht sind, lassen Sie sie im Zweifel lieber weg. Gerade im geschäftlichen Kontext bilden die bunten Bildchen noch immer die Ausnahme und gelten schnell als unsachlich.