Wie behälst Du den Über­blick für Dein E‑Mail-Post­fach, und wie kom­mu­ni­zierst Du pro­fes­sio­nell? Wir haben Dir Tipps und Knif­fe, die wir täg­lich nut­zen, zusammengestellt.

Dein E‑Mail-Post­fach: Ein auf­ge­räum­tes und über­sicht­li­ches Postfach

So behälst Du den Über­blick in Dei­nem Post­fach – unse­re sie­ben bes­ten Tipps, wie Du Dein E‑Mail-Post­fach gut organisierst:

1. Bear­bei­tungs­zei­ten ein­rich­ten: Rich­te Dir fes­te Zei­ten zum Bear­bei­ten von E‑Mails ein.

2. Benach­rich­ti­gungs­funk­ti­on abstel­len: Um unge­stört arbei­ten zu kön­nen, kannst Du die Benach­rich­ti­gungs­funk­ti­on beim Ein­gang einer neu­en E‑Mail abstellen.

3. Unin­ter­es­san­te E‑Mails sofort löschen: Um die Flut an täg­li­chen E‑Mails zu bän­di­gen, kannst Du irrele­van­te E‑Mails direkt in den Papier­korb verschieben.

4. Abla­ge­ord­ner ein­rich­ten: Erstel­le Ord­ner für die ver­schie­de­nen The­men und sor­tie­re die E‑Mails dort ein, so behälst Du immer den Überblick.

5. E‑Mails kate­go­ri­sie­ren: Man­che E‑Mail-Pro­gram­me erlau­ben eine Kate­go­ri­sie­rung Dei­ner E‑Mails. Nütz­li­che Kate­go­rien sind: „To-Do“, „War­te auf Ant­wort“ oder „Beant­wor­ten“

6. 1‑Klick-Regel: Du soll­test bereits nach dem ers­ten Klick auf die E‑Mail ent­schei­den, was damit pas­siert und sie löschen, im ent­spre­chen­den Ord­ner able­gen oder kategorisieren.

7. Fil­ter ein­rich­ten: Die meis­ten E‑Mail-Pro­gram­me kön­nen E‑Mails mit bestimm­ten Key­words im Betreff oder von bestimm­ten Absen­dern auto­ma­tisch in von Dir fest­ge­leg­ten Ord­nern able­gen. So wird Dein Post­fach schon bei Ein­gang der E‑Mail sortiert.

Die pro­fes­sio­nel­le Signatur

Signa­tu­ren sind nicht nur im geschäft­li­chen E‑Mail-Ver­kehr beson­ders wich­tig, son­dern auch pri­vat ein gutes Tool, um auf wei­te­re Kon­takt­ka­nä­le auf­merk­sam zu machen.

Pri­va­te Signaturen

Pri­va­te Signa­tu­ren ent­hal­ten kei­ne Pflicht­an­ga­ben und kön­nen frei gestal­tet wer­den. Du kannst neben Dei­nem Vor- und Nach­na­men und Dei­ner Adres­se die Fest­netz- oder Mobil­funk­num­mern und E‑Mail-Adres­se ange­ben. Falls Du eine eige­ne Web­sei­te hast, ergän­ze den Link und wo Du in sozia­len Netz­wer­ken erreich­bar bist, wie Lin­kedIn, Xing oder Instagram.

Geschäft­li­che Signaturen

Bei geschäft­li­chen E‑Mails sieht die Gestal­tung der Signa­tur etwas anders aus. Hier gibt es eini­ge Anga­ben, die Du in jedem Fall machen musst:

Name des Unter­neh­mens und die Rechts­form
Anschrift der Fir­ma
Regis­ter­ge­richt und Han­dels­re­gis­ter­num­mer
Name der Geschäftsführung

Zur Ori­en­tie­rung für exter­ne Ansprech­part­ner soll­test Du neben Dei­nem Namen Dei­ne Funk­ti­on im Unter­neh­men und die Durch­wahl angeben:

Kat­ja Schmidt
Mar­ke­ting Mana­ge­rin
Rei­ni­gungs­ser­vice Otto GmbH & Co KG.
Kanz­ler­stra­ße 12
10825 Ber­lin
Tele­fon: 010 12345678 – 90
E‑Mail: katja.schmidt@reinigungsservice-otto.berlin
www.reinigungsservice-otto.berlin
Regis­ter­ge­richt: Amts­ge­richt Char­lot­ten­burg, Han­dels­re­gis­ter­num­mer: 123456, Geschäfts­füh­rer: Thors­ten Otto

Bei unse­rem Mail-Ser­vice www.mail.berlin kannst Du unkom­pli­ziert eine indi­vi­du­el­le Signa­tur ein­rich­ten. Eine Mail­adres­se bekommst Du ganz ein­fach hier: www.mail.berlin.