Endlich Urlaub! Erstelle die perfekte Abwesenheitsnotiz

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Sommer, Sonne, Urlaubslaune – bevor Du Dich für ein paar entspannte Tage ausloggst, solltest Du unbedingt einige Vorbereitungen treffen. Wir haben Tipps, wie Du die perfekte Abwesenheitsnotiz für Deine E-Mail einrichtest.

Warum Du eine Abwesenheitsnotiz einrichten solltest

Sommerzeit ist Urlaubszeit – das spürst Du wahrscheinlich nicht nur an der warmen Brise und den Schlangen vor den Eisläden, sondern auch an Deinem E-Mail-Postfach. Kaum ist eine E-Mail verschickt, flattert eine Abwesenheitsnotiz der eben angeschriebenen Person herein. Von einem knappen „Bin nicht da“ bis zur ausschweifenden Beschreibung der Urlaubspläne und Vertretungen ist alles dabei.

Die Gründe für eine Abwesenheitsnotiz sind so vielfältig wie die Formen der digitalen Urlaubsverkündung. Besonders wichtig ist jedoch, dass eine Abwesenheitsnotiz Interessierten eine schnelle Rückmeldung gibt, dass sie momentan nicht mit einer persönlichen Antwort von Dir rechnen können. Es ist eine Frage der Höflichkeit, das Gegenüber nicht endlose Wochen auf eine Antwort von Dir warten zu lassen. Rücksicht auf die Mitmenschen kommt immer gut an und zeigt Dein professionelles Arbeiten – eine Abwesenheitsnotiz ist deshalb im beruflichen Kontext ein Muss.

Was gehört in eine Abwesenheitsnotiz?

Schon im Betreff solltest Du Klartext reden: Kündige Deine Abwesenheit an und füge gegebenenfalls auch gleich den Zeitraum hinzu. Halte Dich trotzdem unbedingt kurz. Trotzdem unbedingt kurzhalten. In der eigentlichen E-Mail gilt die gleiche Faustregel wie für alle E-Mails: Sei freundlich, professionell und informativ. Ein kurzes Grußwort und ein Dank für die Nachricht gehören an den Anfang Deiner Abwesenheitsnotiz. Nenne den gesamten Zeitraum Deiner Abwesenheit und den ersten Tag, ab dem Du wieder erreichbar sein wirst.

Vor allem für längere Abwesenheit oder für Notfälle ist es wichtig, eine Vertretung zu organisieren, die Deine E-Mails beantwortet. Wenn Du eine automatische Weiterleitung eingerichtet hast, informiere darüber. Gib ansonsten die Kontaktdaten Deiner Vertretung an bzw. die entsprechenden Personen für jeweilige Fachbereiche – wenn es diese in Deinem Unternehmen gibt. Wenn Du im internationalen Austausch bist, solltest Du den Text in der jeweiligen Fremdsprache noch einmal hinzufügen.

Abwesenheitsnotiz No-Gos

Bleibe unbedingt sachlich und hilfreich. Verzichte auf unseriöse oder witzige Sprüche wie „Ich bin dann mal weg“ oder „Ich bin im Urlaub und lese keine E-Mails.“ Diese Dinge machen einen unprofessionellen oder sogar unhöflichen Eindruck und helfen nicht weiter. Auch die Gründe Deiner Abwesenheit spielen keine Rolle, denn sie haben keinen Mehrwert für die Person, die Dir schreibt. Hinterlasse nicht Deine Handynummer für dringende Fälle – die meisten Menschen empfinden ihr Anliegen als dringend. Ein besserer Weg sind die Kontaktdaten Deiner Vertretung.

Wie Du eine Abwesenheitsnotiz einrichtest

Die allermeisten E-Mail-Programme und Postfächer bieten die Möglichkeit, eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen. Bei unserem Mail-Service Mail.Berlin ist das ebenfalls ganz einfach möglich. Nachdem Du Dich eingeloggt hast, klicke oben rechts auf den Menüpunkt „Einstellungen“. Unter „Filter“ kannst du „Abwesenheitsnotiz“ auswählen und Betreff und Text eingeben. Mit einem Klick auf den kleinen Button neben „Status“ kannst Du die automatische Antwort ein- und ausschalten oder für einen späteren Zeitpunkt abspeichern.