Som­mer, Son­ne, Urlaubs­lau­ne – bevor Du Dich für ein paar ent­spann­te Tage aus­loggst, soll­test Du unbe­dingt eini­ge Vor­be­rei­tun­gen tref­fen. Wir haben Tipps, wie Du die per­fek­te Abwe­sen­heits­no­tiz für Dei­ne E‑Mail einrichtest.

War­um Du eine Abwe­sen­heits­no­tiz ein­rich­ten solltest

Som­mer­zeit ist Urlaubs­zeit – das spürst Du wahr­schein­lich nicht nur an der war­men Bri­se und den Schlan­gen vor den Eis­lä­den, son­dern auch an Dei­nem E‑Mail-Post­fach. Kaum ist eine E‑Mail ver­schickt, flat­tert eine Abwe­sen­heits­no­tiz der eben ange­schrie­be­nen Per­son her­ein. Von einem knap­pen „Bin nicht da“ bis zur aus­schwei­fen­den Beschrei­bung der Urlaubs­plä­ne und Ver­tre­tun­gen ist alles dabei.

Die Grün­de für eine Abwe­sen­heits­no­tiz sind so viel­fäl­tig wie die For­men der digi­ta­len Urlaubs­ver­kün­dung. Beson­ders wich­tig ist jedoch, dass eine Abwe­sen­heits­no­tiz Lesern eine schnel­le Rück­mel­dung gibt, dass sie momen­tan nicht mit einer per­sön­li­chen Ant­wort von Dir rech­nen kön­nen. Es ist eine Fra­ge der Höf­lich­keit, das Gegen­über nicht end­lo­se Wochen auf eine Ant­wort von Dir war­ten zu las­sen. Rück­sicht auf die Mit­men­schen kommt immer gut an und zeigt Dein pro­fes­sio­nel­les Arbei­ten – eine Abwe­sen­heits­no­tiz ist des­halb im beruf­li­chen Kon­text ein Muss.

Was gehört in eine Abwesenheitsnotiz?

Schon im Betreff soll­test Du Klar­text reden: Kün­di­ge Dei­ne Abwe­sen­heit an und füge gege­be­nen­falls auch gleich den Zeit­raum hin­zu. Hal­te Dich trotz­dem unbe­dingt kurz. Trotz­dem unbe­dingt kurz­hal­ten. In der eigent­li­chen E‑Mail gilt die glei­che Faust­re­gel wie für alle E‑Mails: Sei freund­lich, pro­fes­sio­nell und infor­ma­tiv. Ein kur­zes Gruß­wort und ein Dank für die Nach­richt gehö­ren an den Anfang Dei­ner Abwe­sen­heits­no­tiz. Nen­ne den gesam­ten Zeit­raum Dei­ner Abwe­sen­heit und den ers­ten Tag, ab dem Du wie­der erreich­bar sein wirst.

Vor allem für län­ge­re Abwe­sen­heit oder für Not­fäl­le ist es wich­tig, eine Ver­tre­tung zu orga­ni­sie­ren, die Dei­ne E‑Mails beant­wor­tet. Wenn Du eine auto­ma­ti­sche Wei­ter­lei­tung ein­ge­rich­tet hast, infor­mie­re dar­über. Gib ansons­ten die Kon­takt­da­ten Dei­ner Ver­tre­tung an bzw. die ent­spre­chen­den Per­so­nen für jewei­li­ge Fach­be­rei­che – wenn es die­se in Dei­nem Unter­neh­men gibt. Wenn Du im inter­na­tio­na­len Aus­tausch bist, soll­test Du den Text in der jewei­li­gen Fremd­spra­che noch ein­mal hinzufügen.

Abwe­sen­heits­no­tiz No-Gos

Blei­be unbe­dingt sach­lich und hilf­reich. Ver­zich­te auf unse­riö­se oder wit­zi­ge Sprü­che wie „Ich bin dann mal weg“ oder „Ich bin im Urlaub und lese kei­ne E‑Mails.“ Die­se Din­ge machen einen unpro­fes­sio­nel­len oder sogar unhöf­li­chen Ein­druck und hel­fen nicht wei­ter. Auch die Grün­de Dei­ner Abwe­sen­heit spie­len kei­ne Rol­le, denn sie haben kei­nen Mehr­wert für die Per­son, die Dir schreibt. Hin­ter­las­se nicht Dei­ne Han­dy­num­mer für drin­gen­de Fäl­le – die meis­ten Men­schen emp­fin­den ihr Anlie­gen als drin­gend. Ein bes­se­rer Weg sind die Kon­takt­da­ten Dei­ner Vertretung.

Wie Du eine Abwe­sen­heits­no­tiz einrichtest

Die aller­meis­ten E‑Mail-Pro­gram­me und Post­fä­cher bie­ten die Mög­lich­keit, eine Abwe­sen­heits­no­tiz zu erstel­len. Bei unse­rem Mail-Ser­vice Mail.Berlin ist das eben­falls ganz ein­fach mög­lich. Nach­dem Du Dich ein­ge­loggt hast, kli­cke oben rechts auf den Menü­punkt „Ein­stel­lun­gen“. Unter „Fil­ter“ kannst Du „Abwe­sen­heits­no­tiz“ aus­wäh­len und Betreff und Text ein­ge­ben. Mit einem Klick auf den klei­nen But­ton neben „Sta­tus“ kannst Du die auto­ma­ti­sche Ant­wort ein- und aus­schal­ten oder für einen spä­te­ren Zeit­punkt abspeichern.

Mit dem .ber­lin-Post­fach rich­test Du im Hand­um­dre­hen eine Abwe­sen­heits­no­tiz ein, Du bekommst es ganz bequem unter www.mail.berlin.