Der E-Mail-Flut entkommen: Tipps für weniger Stress durch E-Mails

dotBerlin Blog E-Mail Stress

Du kennst es sicher – eben hast Du mit einer Aufgabe angefangen, doch plötzlich blinkt oder piept es im E-Mail-Postfach: „You’ve got mail“ – wie schön, nur mal schnell reinschauen! Und schon ist eine halbe Stunde mit Lesen, Antworten, Recherchieren vergangen und Du musst dich noch einmal neu in die Aufgabe hineindenken, die Du eigentlich machen wolltest. E-Mails sind wunderbare Kommunikationsmittel: einfach, schnell, unkompliziert. Deshalb schreibt jeder E-Mails – und alle landen in Deinem Postfach und wollen gelesen werden. Dabei passiert es vielen Menschen, dass sie auch nach Feierabend noch berufliche Mails lesen, ständig antworten und so letztlich nicht mehr zur Ruhe kommen. Stress macht sich breit. Doch mit einigen Tricks gibt es ein Entkommen.

E-Mail-Management: Räume Dein Postfach auf

Du loggst dich morgens an Deinem Arbeitsplatz in Dein Postfach ein und willst Dich am liebsten direkt wieder ausloggen, weil hunderte E-Mails auf dich warten? Dann wird es höchste Zeit, Dein E-Mail-Postfach auszumisten und gründlich aufzuräumen. Alles, was für dich irrelevant ist, kann direkt in den Mülleimer. Bei allen anderen E-Mails gilt: Kann die Mail schnell beantwortet werden oder brauchst Du dafür mehr Zeit, z. B. für Recherchen? Alle aus der ersten Kategorie kannst Du direkt kurz und knapp beantworten, aus den anderen entstehen Aufgaben, die Du nach und nach abarbeiten kannst. Auch eine sinnvolle Sortierung deines Postfachs hilft gegen die E-Mail-Flut. Umfassende Tipps hierzu gibt Dir unser Blog-Beitrag. Generell gilt: Beantworte Deine Mails regelmäßig und lösche oder archiviere Erledigtes – so hast Du immer eine gute Übersicht und wirst nicht durch Berge an Nachrichten erschlagen.

Feste Zeiten helfen gegen Stress

Aufgaben und Erledigungen immer wieder durch das Bearbeiten von E-Mails zu unterbrechen, stört nicht nur Deine Produktivität, sondern führt auch zu jeder Menge Stress. Es hilft, wenn Du Dir feste Zeiten einrichtest, zu denen Du Deine E-Mails beantwortest. An einem normalen Arbeitstag könnte das beispielsweise morgens, mittags und noch einmal vor Feierabend sein. So erreichst Du eine schnelle Rückmeldungsquote für Dich und kannst gleichzeitig gelassen Deine Aufgaben erledigen ohne ständig zu unterbrechen. Sehr hilfreich ist außerdem, die Benachrichtigungen Deines E-Mail-Programms abzuschalten, damit Du nicht doch dazu verführt wirst, bei jeder Nachricht Dein Postfach zu checken. Wenn nichts extrem Wichtiges bei der Arbeit anliegt, sollte der Feierabend auch Feierabend bleiben – die Mails warten problemlos bis zum nächsten Morgen.

Immer abwägen – muss es wirklich eine E-Mail sein?

Eine Sache, die Du dich bei Deiner Kommunikation per Mail immer wieder fragen solltest: Muss es wirklich eine E-Mail sein? Viele Dinge lassen sich besser mit anderen Kommunikationsmitteln regeln – z.B. persönlich, telefonisch oder mit anderen digitalen Tools. Wenn Du beispielsweise komplizierte Vorgänge beschreiben willst, solltest Du endlose Texte vermeiden und Dein Gegenüber lieber anrufen. So können auch gleich Fragen gestellt werden – das vermeidet weiteres Mail-Ping-Pong. Auch Terminabsprachen oder Abstimmungen im Team lassen sich per Mail nicht so gut lösen, da sie unweigerlich zahlreiche Antworten nach sich ziehen. Schnelle Kommunikation oder kurze Nachfragen, die mit einem einfachen Ja oder Nein zu beantworten sind, können besser über Chatprogramme geklärt werden.