Du kennst es sicher – eben hast Du mit einer Auf­ga­be ange­fan­gen, doch plötz­lich blinkt oder piept es im E‑Mail-Post­fach: „You’ve got mail“ – wie schön, nur mal schnell rein­schau­en! Und schon ist eine hal­be Stun­de mit Lesen, Ant­wor­ten, recher­chie­ren ver­gan­gen und Du musst Dich noch ein­mal neu in die Auf­ga­be hin­ein­den­ken, die Du eigent­lich machen woll­test. E‑Mails sind wun­der­ba­re Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel: ein­fach, schnell, unkom­pli­ziert. Des­halb schreibt jeder E‑Mails – und alle lan­den in Dei­nem Post­fach und wol­len gele­sen wer­den. Dabei pas­siert es vie­len Men­schen, dass sie auch nach Fei­er­abend noch beruf­li­che Mails lesen. Durch das stän­dig ant­wor­ten ist so letzt­lich nicht mehr zur Ruhe kom­men. Stress macht sich breit. Doch mit eini­gen Tricks gibt es ein Entkommen.

E‑Mail-Manage­ment: Räu­me Dein Post­fach auf

Du loggst Dich mor­gens an Dei­nem Arbeits­platz in Dein Post­fach ein und willst Dich am liebs­ten direkt wie­der aus­log­gen, weil hun­der­te E‑Mails auf Dich war­ten? Dann wird es höchs­te Zeit, Dein E‑Mail-Post­fach aus­zu­mis­ten und gründ­lich auf­zu­räu­men. Alles, was für Dich irrele­vant ist, kann direkt in den Müll­ei­mer. Bei allen ande­ren E‑Mails gilt: Kann die Mail schnell beant­wor­tet wer­den oder brauchst Du dafür mehr Zeit, z. B. für Recher­chen? Alle aus der ers­ten Kate­go­rie kannst Du direkt kurz und knapp beant­wor­ten. Aus den ande­ren ent­ste­hen Auf­ga­ben, die Du nach und nach abar­bei­ten kannst. Auch eine sinn­vol­le Sor­tie­rung Dei­nes Post­fachs hilft gegen die E‑Mail-Flut. Umfas­sen­de Tipps hier­zu gibt Dir unser Blog-Bei­trag. Gene­rell gilt: Beant­wor­te Dei­ne Mails regel­mä­ßig und lösche oder archi­vie­re erle­dig­tes – so hast Du immer eine gute Über­sicht und wirst nicht durch Ber­ge an Nach­rich­ten erschlagen.

Fes­te Zei­ten hel­fen gegen Stress

Auf­ga­ben und Erle­di­gun­gen immer wie­der durch das Bear­bei­ten von E‑Mails zu unter­bre­chen, stört nicht nur Dei­ne Pro­duk­ti­vi­tät, son­dern führt auch zu jeder Men­ge Stress. Es hilft, wenn Du Dir fes­te Zei­ten ein­rich­test, zu denen Du Dei­ne E‑Mails beant­wor­test. An einem nor­ma­len Arbeits­tag könn­te das bei­spiels­wei­se mor­gens, mit­tags und noch ein­mal vor Fei­er­abend sein. So erreichst Du eine schnel­le Rück­mel­dung für Dich und kannst gleich­zei­tig gelas­sen Dei­ne Auf­ga­ben erle­di­gen, ohne stän­dig zu unter­bre­chen. Sehr hilf­reich ist außer­dem, die Benach­rich­ti­gun­gen Dei­nes E‑Mail-Pro­gramms abzu­schal­ten, damit Du nicht doch dazu ver­führt wirst, bei jeder Nach­richt Dein Post­fach zu che­cken. Wenn nichts extrem Wich­ti­ges bei der Arbeit anliegt, soll­te der Fei­er­abend auch Fei­er­abend blei­ben – die Mails war­ten pro­blem­los bis zum nächs­ten Morgen.

Immer abwä­gen – muss es wirk­lich eine E‑Mail sein?

Eine Sache, die Du Dich bei Dei­ner Kom­mu­ni­ka­ti­on per Mail immer wie­der fra­gen soll­test: Muss es wirk­lich eine E‑Mail sein? Vie­le Din­ge las­sen sich bes­ser mit ande­ren Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­teln regeln – z.B. per­sön­lich, tele­fo­nisch oder mit ande­ren digi­ta­len Tools. Wenn Du bei­spiels­wei­se kom­pli­zier­te Vor­gän­ge beschrei­ben willst, soll­test Du end­lo­se Tex­te ver­mei­den und Dein Gegen­über lie­ber anru­fen. So kön­nen auch gleich Fra­gen gestellt wer­den – das ver­mei­det wei­te­res Mail-Ping-Pong. Auch Ter­min­ab­spra­chen oder Abstim­mun­gen im Team las­sen sich per Mail nicht so gut lösen, da sie unwei­ger­lich zahl­rei­che Ant­wor­ten nach sich zie­hen. Schnel­le Kom­mu­ni­ka­ti­on oder kur­ze Nach­fra­gen, die mit einem ein­fa­chen Ja oder Nein zu beant­wor­ten sind, kön­nen bes­ser über Chat­pro­gram­me geklärt werden.

Eine indi­vi­du­el­le Ber­li­ner E‑Mail-Adres­se bekommst Du ein­fach und bequem unter www.mail.berlin.